Nouvelatrium permet désormais d’exporter au format tableur les obligations, les contrôles réglementaires, les écarts (non-conformités) en mode multi immeubles. L’export des obligations s’effectue dans le module "Prescriptions" (anciennement Obligations) dans le sous menu "rapports". Cliquer sur le b...Nouvelatrium permet désormais d’exporter au format tableur les obligations, les contrôles réglementaires, les écarts (non-conformités) en mode multi immeubles. L’export des obligations s’effectue dans le module "Prescriptions" (anciennement Obligations) dans le sous menu "rapports". Cliquer sur le bouton "Exporter les obligations requises au format xls" génère un fichier xlsx où chaque ligne correspond à une obligation retenue, exclue ou non couverte pour l’ensemble des immeubles auxquels le user a accès.
L’export des contrôles s’effectue dans le module "Observations" au niveau des rapports. Cliquer sur le bouton "exporter les contrôles réglementaires au format xls" génère un fichier xls où chaque ligne correspond à un contrôle réglementaire. La deuxième colonne indique l’ensemble immobilier où a eu lieu le contrôle réglementaire. Cliquer sur "Autres filtres" permet d’ouvrir le périmètre à tous les immeubles auxquels vous avez accès. Pour ce faire sélectionnez les immeubles dans les ensembles immobiliers ou sélectionnez le groupe d’immeubles (fonds) que vous souhaitez extraire dans la liste déroulante prévue à cet effet au dessus des ensembles immobiliers.
L’export des écarts s’effectue dans le module "Observations" au niveau des rapports. Cliquer sur le bouton "exporter les observations des contrôles au format xls" génère un fichier xls où chaque ligne correspond à une observation. La deuxième colonne indique l’ensemble immobilier où a eu lieu le contrôle réglementaire. Cliquer sur "Autres filtres" permet d’ouvrir le périmètre à tous les immeubles auxquels vous avez accès. Pour ce faire sélectionnez les immeubles dans les ensembles immobiliers ou sélectionnez le groupe d’immeubles (fonds) que vous souhaitez extraire dans la liste déroulante prévue à cet effet au dessus des ensembles immobiliers.
Un nouvel indicateur du module Prescriptions (CPI) Contrôles planifiés par immeuble
Un nouvel indicateur du module "Obligations", rebaptisé "Prescriptions" permet de visualiser l’avancement dans le passage des bureaux de contrôle et des livrables générés d’un immeuble à un autre au sein d’un groupe d’immeubles. N’oubliez pas de sélectionner préalablement les immeubles ou le groupe ...Un nouvel indicateur du module "Obligations", rebaptisé "Prescriptions" permet de visualiser l’avancement dans le passage des bureaux de contrôle et des livrables générés d’un immeuble à un autre au sein d’un groupe d’immeubles. N’oubliez pas de sélectionner préalablement les immeubles ou le groupe d’immeuble que vous souhaitez analyser dans le filtre "Ensembles immobiliers". L’indicateur CPI présente autant de diagrammes barre que d’immeubles sélectionnés préalablement. Chacune des couleurs de chaque diagramme barre quantifie le nombre de contrôle prévus, réalisés avec ou sans livrable transmis et, avec ou sans écarts (non conformités).
On rappelle que les contrôles prévus sont ceux qui sont planifiés mais pour lequel le passage du contrôleur n’ a pas encore eu lieu à la différence des "non réalisés" qui ont leur date de passage prévu dépassée. On rappelle que les contrôles réalisés peuvent avoir leur livrable transmis ou non. On rappelle que les contrôles dont le livrable a été transmis peuvent contenir des écarts. A noter que les contrôles sans écarts sont ceux où aucun écart n’a été relevé mais aussi ceux pour lesquels tous les écarts détectés ont été levé dans le cadre de leur plan d’action.
Comme pour tous les indicateurs du Nouvelatrium, cliquer sur la couleur fait apparaitre la liste des contrôles correspondants dans une pop-in. Vous pouvez accéder au détail du contrôle en cliquant sur son intitulé. Si vos droits vous le permettent vous pouvez générer un widget qui vous permettra de retrouver cet indicateur sur votre page d’accueil.
Un nouvel indicateur du module Prescriptions (CRI) Couverture Réglementaire par Immeuble
Un nouvel indicateur du module "Obligations", rebaptisé "Prescriptions" permet de visualiser le degré de couverture réglementaire d’un immeuble à un autre au sein d’un groupe d’immeubles. N’oubliez pas de sélectionner préalablement les immeubles ou le groupe d’immeuble que vous souhaitez analyser da...Un nouvel indicateur du module "Obligations", rebaptisé "Prescriptions" permet de visualiser le degré de couverture réglementaire d’un immeuble à un autre au sein d’un groupe d’immeubles. N’oubliez pas de sélectionner préalablement les immeubles ou le groupe d’immeuble que vous souhaitez analyser dans le filtre "Ensembles immobiliers". L’indicateur CRI présente autant de diagrammes barre que d’immeubles sélectionnés préalablement. Chacune des couleurs de chaque diagramme barre quantifie le nombre d’obligations couvertes, non-couvertes ou exclues.
On rappelle que les obligations exclues correspondent aux prescriptions imposées par la législation pour l’immeuble, qui ne s’appliquent pas à ce dernier. On rappelle que les obligations couvertes sont celles qui s’appliquent sur l’immeuble et qui sont suivies au sens où les passages d’un ou plusieurs bureaux de contrôle sont prévus, leurs passage sur l’immeuble tracés, et les éventuelles non-conformités (écarts) possèdent un plan d’action. On rappelle que les obligations non couvertes s’appliquent à l’immeuble mais il n’existe pas de plan de suivi des contrôles et des écarts qu’ils génèrent éventuellement.
Comme pour tous les indicateurs du Nouvelatrium, cliquer sur la couleur fait apparaitre la liste des obligations correspondantes dans une pop-in. Vous pouvez accéder au détail de l’obligation en cliquant sur son intitulé. Si vos droits vous le permettent vous pouvez générer un widget qui vous permettra de retrouver cet indicateur sur votre page d’accueil.
Un nouvel indicateur du module Prescriptions (NCI) Etat des Non-Conformités par immeuble
Un nouvel indicateur du module "Obligations", rebaptisé "Prescriptions" permet de visualiser l’avancement de la levée des écarts (non conformités) d’un immeuble à un autre au sein d’un groupe d’immeubles. N’oubliez pas de sélectionner préalablement les immeubles ou le groupe d’immeuble que vous souh...Un nouvel indicateur du module "Obligations", rebaptisé "Prescriptions" permet de visualiser l’avancement de la levée des écarts (non conformités) d’un immeuble à un autre au sein d’un groupe d’immeubles. N’oubliez pas de sélectionner préalablement les immeubles ou le groupe d’immeuble que vous souhaitez analyser dans le filtre "Ensembles immobiliers". L’indicateur NCI présente autant de diagrammes barre que d’immeubles sélectionnés préalablement. Chacune des couleurs de chaque diagramme barre quantifie le nombre d’écarts dans leur état.
On rappelle que les écarts "à traiter" correspondent aux écarts détectés par le bureau de contrôle et qu’il y a lieu de remettre en conformité dans le cadre d’un plan d’action. Les écarts sont "transmis" quand ils ont été communiqués au Prestataire qui a la charge de les lever. On rappelle que les écarts "pris en compte" ont été acceptés par le Prestataire qui doit les lever. Les écarts en état "levée" ont été mis en conformité à la différence de ceux "devis en attente" qui ne pourront être levés qu’à l’acceptation d’un devis.
Comme pour tous les indicateurs du Nouvelatrium, cliquer sur la couleur fait apparaitre la liste des écarts correspondants dans une pop-in. Vous pouvez accéder au détail de l’écart en cliquant sur son intitulé. Si vos droits vous le permettent vous pouvez générer un widget qui vous permettra de retrouver cet indicateur sur votre page d’accueil.
Le module Réception est désormais équipé d’une fonctionnalité qui "force" automatiquement chaque soir à 23h00 local les sorties des visiteurs qui n’auraient pas été signifiées manuellement par le Service d’accueil pendant sa période de permanence. Ainsi le lendemain matin le Service d’accueil n’a p...Le module Réception est désormais équipé d’une fonctionnalité qui "force" automatiquement chaque soir à 23h00 local les sorties des visiteurs qui n’auraient pas été signifiées manuellement par le Service d’accueil pendant sa période de permanence. Ainsi le lendemain matin le Service d’accueil n’a pas, à la première heure, à purger la liste des visiteurs que le Service d’accueil de la veille n’a pu signifier comme "sortis" (c’est à dire visite terminée). Cette nouvelle procédure automatique permet de rendre les statistiques quotidiennes d’entrée / sortie des visites plus exactes au sens où entrées et sorties sont tracés le même jour.
Le pourcentage quotidien de sortie de visiteurs est mesuré dans un indicateur du menu "rapport" sous le libellé "Efficacité de la cloture" qui reprend quotidiennement, pour la période-intervalle" le pourcentage de sorties signifiées manuellement par le Service d’accueil comparées aux sorties signifiées automatiquement par le logiciel à 23h00.
Cette donnée peut éventuellement mesurer la performance du Service d’accueil dans sa mission de surveillance de la sortie de tous les visiteurs à la fin de leur visite. A noter qu’un filtre a été ajouté permettant d’isoler les sorties manuelles des sorties automatiques dans l’ensemble des indicateurs.
Le module visiteurs de Veolys est dorénavant rebaptisé Réception. Il permet maintenant de gérer les colis entrants et sortants qui transitent par le Service d’accueil. En ce qui concerne les plis et colis entrants, quatre statuts consécutifs et un statut anomalie sont tracés. Le statut orage corres...Le module visiteurs de Veolys est dorénavant rebaptisé Réception. Il permet maintenant de gérer les colis entrants et sortants qui transitent par le Service d’accueil. En ce qui concerne les plis et colis entrants, quatre statuts consécutifs et un statut anomalie sont tracés. Le statut orage correspond à l’annonce faite par un locataire qu’un pli ou un colis va être être livré à l’accueil pour être récupéré par son destinataire. Le statut pluvieux correspond à la bonne prise en compte de l’information par le service accueil, au sens où, désormais ce dernier se tient prêt à réceptionner le pli ou le colis. Le statut éclaircie correspond au dépôt du pli ou du colis à l’accueil par la société de livraison. Le statut soleil correspond à la transmission du pli ou du colis à son destinataire locataire de l’immeuble. A tous moments l’enlèvement du pli ou du colis peut être passé en statut flocon qui correspond à une anomalie dans le processus. Comme souvent, le processus de livraison de pli ou colis peut être réduit en raison de l’absence d’annonce de la part du destinataire. Dans ce cycle court, deux étapes essentielles subsistent le dépôt du pli ou colis par le livreur et la transmission du pli ou colis au destinataire locataire. Dans le cadre d’un cycle court, le service d’accueil, depuis la page de liste des réceptions, va cliquer sur "colis entrant", puis, "réception immédiate". Ces deux étapes sont signifiées par le service d’accueil. La première des 4 étapes consiste à identifier le destinataire du pli ou colis parmi les utilisateurs du nouvel Atrium ou collaborateur de l’une des sociétés utilisatrices du Nouvel atrium. Sélectionnez un destinataire autorisé dans la liste déroulante prévue à cet effet ou saisissez le nom d’un autre destinataire. Attention la société du destinataire saisi doit nécessairement faire partie des sociétés présentes sur l’immeuble. La mise à disposition d’une liste de choix facilite votre sélection. La deuxième des 4 étapes consiste à éventuellement modifier la date et l’heure de dépôt du colis à l’accueil. Par défaut c’est l’heure et la date du moment. Néanmoins il est possible de modifier ces valeurs à l’aide des quadrants et calendriers prévus à cet effet. La troisième des 4 étapes consiste à indiquer la société qui opère la livraison du plis ou du colis. Commencez à saisir le nom de la société de livraison, puis sélectionner le nom complet dans la liste qui vous est proposée. La quatrième et dernière étape avant de passer en statut éclaircie (colis réceptionné) consiste à indiquer, ou non, une spécificité relative à la livraison. Ces spécificités, puisqu’elles peuvent être multiples, peuvent être, par exemple : "livreur autorisé à stationner au parking" ou "Colis de grande taille". Cliquez sur le bouton "Enregistrer" pour faire passer le statut en éclaircie synonyme de colis réceptionné. La ligne correspondant au colis entrant prêt à être transmis au locataire apparait. Au moment de l’arrivée du destinataire à qui est transmis le colis réceptionné, changez le statut du colis entrant en cliquant sur "Colis remis au destinataire" désormais en statut éclaircie. Cliquer sur la ligne, permet d’avoir accès à la pop in de détail. Cette action a pour conséquence de faire passer le statut en soleil et d’achever le processus de colis entrant. Bien entendu toutes les actions sont tracées dans la partie "commentaires".
