Le module Réception est désormais équipé d’une fonctionnalité qui "force" automatiquement chaque soir à 23h00 local les sorties des visiteurs qui n’auraient pas été signifiées manuellement par le Service d’accueil pendant sa période de permanence. Ainsi le lendemain matin le Service d’accueil n’a p...Le module Réception est désormais équipé d’une fonctionnalité qui "force" automatiquement chaque soir à 23h00 local les sorties des visiteurs qui n’auraient pas été signifiées manuellement par le Service d’accueil pendant sa période de permanence. Ainsi le lendemain matin le Service d’accueil n’a pas, à la première heure, à purger la liste des visiteurs que le Service d’accueil de la veille n’a pu signifier comme "sortis" (c’est à dire visite terminée). Cette nouvelle procédure automatique permet de rendre les statistiques quotidiennes d’entrée / sortie des visites plus exactes au sens où entrées et sorties sont tracés le même jour.
Le pourcentage quotidien de sortie de visiteurs est mesuré dans un indicateur du menu "rapport" sous le libellé "Efficacité de la cloture" qui reprend quotidiennement, pour la période-intervalle" le pourcentage de sorties signifiées manuellement par le Service d’accueil comparées aux sorties signifiées automatiquement par le logiciel à 23h00.
Cette donnée peut éventuellement mesurer la performance du Service d’accueil dans sa mission de surveillance de la sortie de tous les visiteurs à la fin de leur visite. A noter qu’un filtre a été ajouté permettant d’isoler les sorties manuelles des sorties automatiques dans l’ensemble des indicateurs.
Le module visiteurs de Veolys est dorénavant rebaptisé Réception. Il permet maintenant de gérer les colis entrants et sortants qui transitent par le Service d’accueil. En ce qui concerne les plis et colis entrants, quatre statuts consécutifs et un statut anomalie sont tracés. Le statut orage corres...Le module visiteurs de Veolys est dorénavant rebaptisé Réception. Il permet maintenant de gérer les colis entrants et sortants qui transitent par le Service d’accueil. En ce qui concerne les plis et colis entrants, quatre statuts consécutifs et un statut anomalie sont tracés. Le statut orage correspond à l’annonce faite par un locataire qu’un pli ou un colis va être être livré à l’accueil pour être récupéré par son destinataire. Le statut pluvieux correspond à la bonne prise en compte de l’information par le service accueil, au sens où, désormais ce dernier se tient prêt à réceptionner le pli ou le colis. Le statut éclaircie correspond au dépôt du pli ou du colis à l’accueil par la société de livraison. Le statut soleil correspond à la transmission du pli ou du colis à son destinataire locataire de l’immeuble. A tous moments l’enlèvement du pli ou du colis peut être passé en statut flocon qui correspond à une anomalie dans le processus. Comme souvent, le processus de livraison de pli ou colis peut être réduit en raison de l’absence d’annonce de la part du destinataire. Dans ce cycle court, deux étapes essentielles subsistent le dépôt du pli ou colis par le livreur et la transmission du pli ou colis au destinataire locataire. Dans le cadre d’un cycle court, le service d’accueil, depuis la page de liste des réceptions, va cliquer sur "colis entrant", puis, "réception immédiate". Ces deux étapes sont signifiées par le service d’accueil. La première des 4 étapes consiste à identifier le destinataire du pli ou colis parmi les utilisateurs du nouvel Atrium ou collaborateur de l’une des sociétés utilisatrices du Nouvel atrium. Sélectionnez un destinataire autorisé dans la liste déroulante prévue à cet effet ou saisissez le nom d’un autre destinataire. Attention la société du destinataire saisi doit nécessairement faire partie des sociétés présentes sur l’immeuble. La mise à disposition d’une liste de choix facilite votre sélection. La deuxième des 4 étapes consiste à éventuellement modifier la date et l’heure de dépôt du colis à l’accueil. Par défaut c’est l’heure et la date du moment. Néanmoins il est possible de modifier ces valeurs à l’aide des quadrants et calendriers prévus à cet effet. La troisième des 4 étapes consiste à indiquer la société qui opère la livraison du plis ou du colis. Commencez à saisir le nom de la société de livraison, puis sélectionner le nom complet dans la liste qui vous est proposée. La quatrième et dernière étape avant de passer en statut éclaircie (colis réceptionné) consiste à indiquer, ou non, une spécificité relative à la livraison. Ces spécificités, puisqu’elles peuvent être multiples, peuvent être, par exemple : "livreur autorisé à stationner au parking" ou "Colis de grande taille". Cliquez sur le bouton "Enregistrer" pour faire passer le statut en éclaircie synonyme de colis réceptionné. La ligne correspondant au colis entrant prêt à être transmis au locataire apparait. Au moment de l’arrivée du destinataire à qui est transmis le colis réceptionné, changez le statut du colis entrant en cliquant sur "Colis remis au destinataire" désormais en statut éclaircie. Cliquer sur la ligne, permet d’avoir accès à la pop in de détail. Cette action a pour conséquence de faire passer le statut en soleil et d’achever le processus de colis entrant. Bien entendu toutes les actions sont tracées dans la partie "commentaires".
Le module Réception de Veolys, anciennement nommé Visiteurs, a été amélioré pour prendre en charge la gestion des colis entrants et sortants transitant par le service d’accueil. Voici un résumé des nouveaux statuts et étapes.
Statuts pour les plis et colis sortants :
...Le module Réception de Veolys, anciennement nommé Visiteurs, a été amélioré pour prendre en charge la gestion des colis entrants et sortants transitant par le service d’accueil. Voici un résumé des nouveaux statuts et étapes.
Statuts pour les plis et colis sortants :
1. Orage : Un locataire annonce qu’un pli ou un colis va être déposé à l’accueil pour un enlèvement par une société de livraison.
2. Pluvieux : Le service d’accueil a pris en compte l’annonce et est prêt à réceptionner le pli ou le colis.
3. Éclaircie : Le pli ou colis a été déposé à l’accueil et est en attente d’enlèvement.
4. Soleil : Le pli ou colis a été enlevé par la société de livraison missionnée.
5. Flocon : Statut d’anomalie qui peut être activé à tout moment en cas de problème dans le processus.
Cycle court :
Dans le cadre d’un cycle court où aucune annonce préalable n’est faite par l’expéditeur, seules deux étapes essentielles sont présentes : le dépôt et l’enlèvement.
Processus d’enregistrement d’un colis sortant :
1. Identification de l’expéditeur : Sélectionner un expéditeur parmi les utilisateurs de l’Atrium ou les collaborateurs des sociétés présentes dans l’immeuble.
2. Modification de la date/heure de dépôt (facultatif) : La date et l’heure actuelles sont présélectionnées, mais elles peuvent être modifiées.
3. Sélection de la société de livraison : Saisir le nom de la société de livraison prévue et choisir dans la liste proposée.
4. Spécificités d’enlèvement (facultatif) : Indiquer des particularités, comme "Livraison au parking" ou "Colis de grande taille".
Finalisation :
1. Cliquer sur "Enregistrer" pour passer le statut en Éclaircie (colis prêt à être enlevé).
2. Une fois le livreur arrivé, le statut est changé en Soleil (colis enlevé), clôturant ainsi le processus.
3. Toutes les actions sont enregistrées et tracées dans la section commentaires.
Ce module améliore la traçabilité des colis et permet une gestion plus fluide des envois, en suivant des étapes claires et bien définies.
Le module de suivi de l’entretien préventif est désormais couplé au module Visiteurs. De ce fait, il est possible d’annoncer la venue d’agents de maintenance extérieurs. Ils seront considérés comme des visiteurs réalisant, ponctuellement, des opération de maintenance préventive sur l’immeuble. Ainsi...Le module de suivi de l’entretien préventif est désormais couplé au module Visiteurs. De ce fait, il est possible d’annoncer la venue d’agents de maintenance extérieurs. Ils seront considérés comme des visiteurs réalisant, ponctuellement, des opération de maintenance préventive sur l’immeuble. Ainsi le personnel d’accueil sera prévenu de leur arrivée et pourra leur laisser accès à l’immeuble selon les spécificités ou consignes pré-établies. Dans l’écran de suivi du préventif, l’annonce de de la visite de maintenance ne peut s’effectuer que depuis une OMP en statut "éclaircie". Si vous disposez du droit d’annoncer des visites, une icône "sonnette" est disponible au niveau de la liste des mainteneurs prévus pour cet entretien. En cliquant sur l’icône l’utilisateur crée automatiquement une visite à venir dans le module visiteurs. Sans que cela ne soit obligatoire vous pouvez renseigner la visite à venir de spécificités telles que Visite de maintenance ou Visiteurs ne nécessitant pas d’être accompagnée dans les locaux. L’utilisateur qui a cliqué sur l’icône "sonnette" est considéré comme la personne visitée. Les mainteneurs prévus et assignés à l’OMP sont considérés comme les visiteurs qui se présenteront au service d’accueil. La date et l’heure d’arrivée des visiteurs de maintenance est fixé au lundi 08:00 de la semaine prévue pour l’OMP. A noter que sous le régime de l’ordonnancement, date et heure d’arrivée des visiteurs de maintenance correspondent exactement au début du créneau horaire prévu pour l’OMP. Dès que vous avez enregistré votre visite, celle ci est disponible dans la liste des visites pour le service d’accueil. A leur arrivée, les mainteneurs suivront le process habituel mis en place, pour les spécificités retenues, par le Service d’accueil.
Veolys met à la disposition des utilisateurs du module Visiteurs 17 indicateurs regroupés en 5 catégories (fréquence, société spécificité société visitée, localisation). Les indicateurs de la catégorie fréquence. Ces indicateurs rendent compte de la quantité de visiteurs pour la période préalablemen...Veolys met à la disposition des utilisateurs du module Visiteurs 17 indicateurs regroupés en 5 catégories (fréquence, société spécificité société visitée, localisation). Les indicateurs de la catégorie fréquence. Ces indicateurs rendent compte de la quantité de visiteurs pour la période préalablement sélectionnée. Sont disponible : la volumétrie de visiteurs par tranche horaire, la volumétrie de visiteurs par jour, la volumétrie de visiteurs par semaine, la volumétrie de visiteurs par mois, la volumétrie de visiteurs par année. Parmi eux, deux rendent compte du nombre de visiteurs arrivant à l’accueil, et, quittant l’accueil, par tranche horaire. Ces deux indicateurs sont particulièrement utiles pour optimiser la présence du personnel d’accueil à la banque l’accueil. Les indicateurs de la catégorie Société annonceur. Ces indicateurs permettent de connaitre la proportion d’annonce de visites émises : par les locataires, ou directement par le service d’accueil au moment de l’arrivée du visiteur. Les indicateurs de la catégorie "spécificités". Ces indicateurs permettent de qualifier les différents niveaux d’accueil assurés par le service d’accueil. Par exemple " à accompagner à l’étage" ou "à faire accéder seul à l’étage". Les indicateurs de la catégorie Société visitée. Ces indicateurs permettent d’analyser visites et visiteurs en fonction des sociétés locataires que viennent rencontrer les visiteurs. Là aussi une analyse est possible pour savoir à qui profite le plus le service d’accueil. Enfin les indicateurs de la catégorie "localisation" permettent d’identifier les lieux de rendez vous finaux, quand le mode "fast track / sésame" est utilisé. On rappelle que le mode fast track / sésame permet un accès direct au bureau du visité ou à une salle de réunion. Pour générer cet indicateur il est nécessaire de préciser préalablement l’ensemble des localisations que vous souhaitez analyser. Il est à noter, que l’indicateur, que nous préconisons pour suivre au mieux votre exploitation quotidienne fait partie du regroupement "état actuel". En effet, cet indicateur présente la volumétrie de visite par jour et par état dans laquelle elle se trouve au moment de la génération de l’indicateur. Ainsi, vous pouvez constaté en temps réel de la correcte arrivée et du départ effectif des visiteurs de votre immeuble. Cet indicateur prend toute sa valeur quand il est hissé comme widget sur votre page d’accueil. Il vous permet à tout moment, grâce aux filtres qui restent actifs, de vérifier le correct départ des visiteurs quotidiennement. Mais surtout, vous avez accès via les pop in redimensionnables au détail de chaque visite depuis votre page d’accueil. Il est à noter, que l’indicateur, que nous préconisons pour suivre au mieux votre exploitation quotidienne fait partie du regroupement "état actuel". En effet, cet indicateur présente la volumétrie de visite par jour et par état dans laquelle elle se trouve au moment de la génération de l’indicateur. Ainsi, vous pouvez constaté en temps réel de la correcte arrivée et du départ effectif des visiteurs de votre immeuble. Cet indicateur prend toute sa valeur quand il est hissé comme widget sur votre page d’accueil. Il vous permet à tout moment, grâce aux filtres qui restent actifs, de vérifier le correct départ des visiteurs quotidiennement. Mais surtout, vous avez accès via les pop in redimensionnables au détail de chaque visite depuis votre page d’accueil. Il est à noter, que l’indicateur, que nous préconisons pour suivre au mieux votre exploitation quotidienne fait partie du regroupement "état actuel". En effet, cet indicateur présente la volumétrie de visite par jour et par état dans laquelle elle se trouve au moment de la génération de l’indicateur. Ainsi, vous pouvez constaté en temps réel de la correcte arrivée et du départ effectif des visiteurs de votre immeuble. Cet indicateur prend toute sa valeur quand il est hissé comme widget sur votre page d’accueil. l vous permet à tout moment, grâce aux filtres qui restent actifs, de vérifier le correct départ des visiteurs quotidiennement. Mais surtout, vous avez accès via les pop in redimensionnables au détail de chaque visite depuis votre page d’accueil.
Cliquez sur "Rendez-vous" puis "Visiteurs" et "+ Nouvelle visite", pour créer votre visite à venir.
Remplissez les champs demandés ci-dessous.
Vous pouvez indiquer un ou plusieurs visiteurs en cliquant sur le bouton "ajouter un visiteur".
Vous pouvez préciser si votre visiteur d...Cliquez sur "Rendez-vous" puis "Visiteurs" et "+ Nouvelle visite", pour créer votre visite à venir.
Remplissez les champs demandés ci-dessous.
Vous pouvez indiquer un ou plusieurs visiteurs en cliquant sur le bouton "ajouter un visiteur".
Vous pouvez préciser si votre visiteur devra être accompagné ou non, s’il est un VIP, si l’on peut lui servir un café en cas d’attente...
Les spécificités sont créées en fonction du besoin de chaque site.
Et enfin, vous pouvez envoyer un QR code, un plan d’accès et même ajouter un message personnalisé.
Une fois votre visite enregistrée, le visiteur recevra un mail.
Il indique la date et l’heure de la visite, ainsi que toutes les informations préalablement renseignées.
Y seront intégrés le plan, le QR code et le message personnalisé.
A la suite de votre enregistrement, vous pourrez retrouver l’ensemble de vos rdv sur un seul tableau.
Cela vous permet, à vous ainsi qu’aux hôte(sse)s d’accueil, de suivre les rendez-vous.
L’agent d’accueil fera évoluer votre visite en fonction de l’arrivée des visiteurs.
Prise en compte : pour indiquer que l’accueil a bien reçu l’information concernant la visite.
Arrivée : pour indiquer que la personne est arrivée sur le site.
Partie : pour indiquer le départ du site.
Vous pouvez filtrer vos visites par état, date de visite, par personne visitée, spécificités ou localisation.
